THỦ TỤC THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN
Căn cứ pháp lý
- Luật Doanh nghiệp năm 2014;
- Luật Thương mại năm 2005;
- Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp.
1. Văn phòng đại diện là gì, đặc điểm của văn phòng đại diện.
Theo Khoản 2 Điều 45 Luật Doanh nghiệp năm 2014: “Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.”
Văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân độc lập mà là chủ thể phụ thuộc vào doanh nghiệp, hơn nữa phạm vi hoạt động của văn phòng đại diện hẹp hơn so với chi nhánh, nghĩa là văn phòng đại diện sẽ chỉ có nhiệm vụ đại diện cho doanh nghiệp mà không thực hiện các hoạt động kinh doanh sinh lời nào khác. Luật Doanh nghiệp và Luật Thương mại không có quy định cụ thể về quyền của văn phòng đại diện với doanh nghiệp Việt Nam nhưng qua Điều 17, 18 Luật Thương mại 2005 về Quyền và nghĩa vụ của văn phòng đại diện với thương nhân nước ngoài hoạt động thương mại tại Việt Nam, có thể thấy chức năng chính của văn phòng đại diện là liên lạc, thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, thăm dò thị trường và đối tác mới. Hơn nữa, văn phòng đại diện không được thực hiện các hoạt động sinh lời, không có quyền tự nhân danh mình ký hợp đồng riêng.
Như vậy, văn phòng đại diện phù hợp khi doanh nghiệp muốn thành lập đơn vị phụ thuộc chỉ với chức năng hỗ trợ doanh nghiệp tiếp xúc khách hàng, thăm dò thị trường và tránh phải thực hiện nghĩa vụ kê khai thuế. Hình thức này đặc biệt phù hợp với các ngành nghề dịch vụ không thực hiện trực tiếp tại địa chỉ đơn vị như du lịch, xây dựng…
2. Thành lập văn phòng đại diện
Doanh nghiệp có quyền lập văn phòng đại diện ở trong và ngoài nước và có thể lựa chọn một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới hành chính (Điều 46 Luật Doanh nghiệp 2014). Quyền thành lập văn phòng đại diện là quyền của doanh nghiệp, thuận lợi hơn cho cả doanh nghiệp và khách hàng. Với doanh nghiệp, văn phòng đại diện giúp tiếp cận gần hơn với các đối tượng khách hàng, giảm các chi phí như kê khai thuế. Ở phía còn lại, khách hàng có thể tiếp cận với văn phòng đại diện dễ dàng ngay tại địa phương.
Mọi loại hình doanh nghiệp đều có quyền thành lập văn phòng đại diện nếu đáp ứng đủ các yêu cầu của pháp luật.
3. Thủ tục thành lập Văn phòng đại diện
3.1. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện trong nước
Được quy định cụ thể tại Điều 46 Luật Doanh nghiệp 2014 và Điều 33 Nghị định 78/2015/NĐ-CP. Theo đó, khi thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam, doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện tới Cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền nơi doanh nghiệp đặt văn phòng đại diện.
Hồ sơ bao gồm:
- Thông báo lập văn phòng đại diện (Nội dung: mã số doanh nghiệp; tên và địa chỉ trụ sở chính; tên văn phòng đại diện dự định; địa chỉ trụ sở chính văn phòng đại diện; nội dung, phạm vi hoạt động của văn phòng đại diện; thông tin đăng ký thuế; họ tên nơi cư trú, giấy chứng thực cá nhân hợp pháp của người đứng đầu văn phòng đại diện; họ tên chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp);
- Bản sao quyết định thành lập;
- Bản sao biên bản hợp lệ về thành lập;
- Bản sao giấy tờ chứng thực cá nhân hợp pháp của người đứng đầu văn phòng đại diện.
Cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện trong vòng 03 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ; nếu từ chối phải thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp nêu rõ lý do và yếu cầu sửa đổi bổ sung nếu có.
Sau khi cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, Cơ quan đăng ký kinh doanh phải gửi thông tin cho Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính và cơ quan thuế, thống kê trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày cấp; định kỳ gửi thông tin đăng ký văn phòng đại diện cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền cũng cấp khác, Ủy ban nhan dân huyện nơi đặt văn phòng đại diện.
Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp phải đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.
Lưu ý:
Trong thời hạn 30 ngày làm việc, kể từ ngày chính thức mở văn phòng đại diện, doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản (Kèm bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện hoặc giấy tờ tương đương) đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đã đăng ký để bổ sung thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Nhằm giúp bạn tiết kiệm thời gian và tránh một số rắc rối khi thành lập văn phòng đại diện, Công ty Luật Hải Nguyễn và cộng sự của chúng tôi cung cấp dịch vụ trọn gói: tư vấn, soạn thảo và hỗ trợ thủ tục thành lập chi nhánh.
Công ty Luật Hải Nguyễn với đội ngũ Luật sư uy tín và giàu kinh nghiệm, chuyên cung cấp các dịch vụ tư vấn pháp lý về CÔNG CHỨNG, ĐẤT ĐAI, DOANH NGHIỆP, SỞ HỮU TRÍ TUỆ…
-HP-
Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ:
Công ty Luật Hải Nguyễn và Cộng sự
Hotline: 0973 509 636 (Ls. Hải) & 0989422798 (Ls. An)
Email: lamchuphapluat@gmail.com